Boîte à outils : fonctionnement interne de la collectivité en temps de reconfinement

La capacité des collectivités à se redéployer pour assurer la continuité des services doit être saluée et le premier confinement a permis la mise en place d’un certain nombre de réflexes en matière d’organisation interne. En cette période de reconfinement, retour sur les bonnes pratiques et les outils utiles pour s’organiser à distance.

Les conseils de Tous Politiques !

Maintenir un haut niveau de service public pour les citoyens

S’organiser à distance

Afin de définir les modalités de travail à distance, une charte peut être formalisée entre les élus, et/ou entre les services, qui pourrait permettre de répondre aux points suivants : sur quels sujets voulons-nous communiquer ? A quelle fréquence ? Quels canaux et outils sont les mieux adaptés pour chaque type de sujet ? Quels rituels instaurer ?

1. Définir collectivement les modalités de communication et de partage d’informations au sein de l’équipe

• Recenser les moyens pour contacter vos partenaires avec la mise en place d’un annuaire
• Établir la fréquence et la nature des échanges avec les autres élus et si besoin, les services (temps de partage d’information/temps de travail, temps individuels/temps collectifs…)
• Définir les outils qui seront utilisés. Il conviendra de s’assurer de la disponibilité des guides d’utilisation associés, et dans l’idéal de favoriser l’entraide entre élus (et agents) pour s’approprier les outils.

Bonne pratique ! Variez les canaux de communication, avec un usage spécifique pour chacun (sans démultiplier les sollicitations). Par exemple : WhatsApp pour les échanges informels en interne pour ne pas surcharger les boîtes mails, mails pour l’externe ou les communications officielles, audioconférence pour les réunions d’informations, visioconférence pour les réunions collectives, outils collaboratif pour travailler à plusieurs sur des documents…

• Préciser les modalités de travail et encourager la création de « cercles » de travail par thématique ou par projet, en vous appuyant sur différents outils collaboratifs (cf ci-après).

• Définir des règles de “savoir-vivre numérique” (ex : ne pas travailler simultanément à d’autres tâches lors des réunions virtuelles, avoir son agenda à jour…)

Pour aller plus loin ! Il peut être envisagé de mettre en place un réseau social interne afin de partager des ressources et des actualités liées à la collectivité, créer des espaces d’échange et des forums, etc. Le coût de ces plateformes varie selon les fonctionnalités choisies.
> TalkSpirit, Yammer ou encore Knowledge Plaza proposent ce type de solution.

2. Etre au clair sur les tâches et les disponibilités de chacun afin d’optimiser le temps de travail (ex. mise en place d’un agenda partagé)

3. Garder les équipes mobilisées en maintenant la fluidité et la spontanéité des échanges

• Renforcer la communication interne en mettant en place plusieurs rituels : newsletter hebdomadaire sur l’actualité interne de la collectivité, message quotidien des actualités sur les boucles…

• Instaurer ou maintenir des rituels déjà existants (ex. café virtuel)

Continuer à assurer la sécurité de tous

• Assurer le circuit d’approvisionnement en matériel sanitaire : afin de gérer au mieux les stocks, anticipez autant que possible les commandes, la livraison pouvant, dans certains cas, prendre plusieurs semaines.

A noter : les équipements sanitaires (masques, gels, écrans de protection, kit de désinfection…) sont comptabilisés en section de fonctionnement. Une circulaire du 24 août 2020 laisse la possibilité aux collectivités d’étaler sur une durée maximale de 5 ans la comptabilisation des dépenses directement liées à la gestion de la crise sanitaire (frais de nettoyage, frais de matériel ou de protection…). Pour être éligibles, celles-ci doivent être intervenues entre le 24 mars et la fin de l’exercice 2020. Un compte dédié peut être créé à cet effet. Dans ce cas, il est judicieux de se rapprocher du trésorier, qui précisera sa mise en place et les écritures comptables.

Gérer la crise en concertation avec une multitude d’acteurs

• Créer une équipe de résilience se structurant essentiellement autour du Centre Communal d’Action Sociale (CCAS). La taille de la ville déterminera le nombre de personnes qui doivent constituer l’équipe. La réflexion doit avant tout se faire à l’échelle communautaire !

• Développer ses actions partenariales avec le secteur associatif afin de transférer le portage de services publics à ces structures.

Préparer l’avenir

• Equiper les agents en matériel informatique et anticiper les besoins. De nombreuses collectivités ont d’ores et déjà été poussées à investir rapidement et massivement dans l’équipement informatique de leurs services.

A noter : Si les dépenses en équipement informatique (licences, appareils portables, liaisons VPN sécurisées…) constituent un coût important pour les collectivités, celles-ci sont comptabilisées en section d’investissement, ce qui permet de récupérer du fonds de compensation pour la TVA (FCTVA).

• Se former et former les agents et les élus de la collectivité aux outils numériques : une personne référente, chargée de former les agents à l’utilisation de ces outils et de recenser les besoins en formation peut être désignée.
  > L’outil Pix est un service public en ligne qui permet de développer et certifier ses compétences numériques. 

• Prendre en compte l’interdépendance croissante des acteurs pour anticiper les risques et construire une véritable stratégie en matière de continuité de services. A titre d’exemple, la gestion et la maîtrise des équipements informatiques passent de plus en plus par des partenaires : un dysfonctionnement chez ces fournisseurs peut générer des incidents importants au sein de la collectivité et impacter les plans de continuité de services mis en place. Ainsi, il peut être opportun d’intégrer des scénarios élargis de risques dans les plans de continuité d’activité (PCA) – si ils existent.

Choisir les bons outils pour collaborer à distance et adopter les bons réflexes

• Messagerie instantanée :
  • Whats App ; Telegram ; Tchap (la Direction interministérielle du numérique propose depuis janvier aux collectivités qui le souhaitent d’expérimenter la messagerie jusque-là réservée aux agents de l’État)…
• Service de webconférence :
  • Service de webconférence de l’État  ; Teams ; Zoom ; Livestorm ; Jitsi (Scaleway) ;  Rainbow (Alcatel-Lucent) ; Tixeo ; Starleaf…
• Plateformes de stockage et de partage de documents :
  • Resana ; One Drive…
• Plateforme pour animer une communauté :
  •  Osmose ; TalkSpirit ; Yammer…

Il est préférable que ces réunions à distance ne durent pas plus d’une heure et demi : privilégiez des réunions concises avec un ordre du jour clair.

Animateur :

• Identifier le meilleur outil à utiliser (permettant la vidéo, le partage de documents et de poser des questions sous forme de dialogue en ligne)
• Prévoir 5 mn pour que tous puissent se connecter
• Alterner des temps descendants et des temps d’échange et donner la parole à tous les participants, y compris ceux à distance
• Formaliser un compte-rendu à l’issue de la réunion
• Une fois la connexion coupée avec les personnes à distance, ne pas continuer la réunion avec les présents

Participant :

• Se connecter quelques minutes en avance
• Couper le micro quand on ne parle pas
• Se mettre dans les meilleures conditions pour ne pas être dérangé
• Ne pas hésiter à prendre la parole

Les guides et ressources utiles

• Le kit du télétravail et travail en présentiel du ministère de la transformation et de la fonction publiques
• Le guide du management à distance en situation exceptionnelle, élaboré par la région Grand-Est
• La DGAFP a publié un guide de conseils et bonnes pratiques pour organiser et animer une visioconférence ainsi qu’un tableau recensant des solutions de webconférence, consultable ici.

Ce contenu a été préparé par Philippine Gayraud de l’équipe Tous Politiques ! Il a pour objectif d’apporter des éléments d’informations aux élus mais ne se substitue en aucun cas aux sources officielles nationales ou locales avec lesquelles les élus sont en contact au quotidien. Il a par ailleurs été mis à jour pour la dernière fois le 18 novembre 2020.