Dispositions en vigueur : fonctionnement interne de la collectivité en temps de reconfinement

Télétravail au sein de la fonction publique territoriale et fonctionnement des institutions locales : retour sur les nouvelles règles et mesures applicables en cette période de reconfinement.

Fonctionnement de l’administration : quelles sont les mesures et les règles applicables ?

Le 29 octobre 2020, le ministère de la Transformation et de la fonction publiques a publié une circulaire concernant les conditions de fonctionnement des administrations. A compter du vendredi 30 octobre, les agents dont les fonctions peuvent être exercées totalement ou principalement à distance doivent impérativement être placés en télétravail cinq jours par semaine. Pour les autres, dont les missions ne peuvent être accomplies que de façon partielle en télétravail, une organisation du service doit permettre de réduire au maximum le temps de présence.

Afin de répondre au mieux aux interrogations des agents et des employeurs publics, la Direction générale de l’administration de la fonction publique (DGFAP) a mis à jour sa foire aux questions relative à l’évolution de l’épidémie de Covid 19.

A noter : dans les situations où le télétravail est impossible, les agents vulnérables sont placés en autorisation spéciale d’absence « sous réserve de la production d’un certificat d’isolement délivré par un médecin traitant ». La liste des personnes vulnérables au sens des pathologies listées est disponible ici.

En réalité, la configuration de ce deuxième confinement est bien différente de celle du premier. Au niveau de la sphère territoriale, l’extension du télétravail jusqu’à cinq jours par semaine semble difficilement compatible avec le maintien de services publics de proximité. A ce motif, beaucoup d’agents territoriaux ont été placés en télétravail partiel, notamment dans les communes de moins de 5 000 habitants avec des règles de travail modulées : lissage des horaires de départ et d’arrivée, aération régulière des pièces, interdiction des moments conviviaux dans les locaux administratifs, etc.

En outre, une attention particulière doit être portée aux conditions matérielles d’exercice et à l’accompagnement des agents placés en télétravail : les agents encadrants doivent veiller à la prévention de l’isolement. Un kit sur les bonnes pratiques en matière de télétravail est mis à leur disposition pour les accompagner dans cette démarche.

Fonctionnement des organes délibérants

Depuis le reconfinement, la question du fonctionnement des organes délibérants des collectivités locales se repose. Conseil municipal par audio ou visioconférence, abaissement du quorum, tenue des réunions en tout lieu, limitation du public… l’ordonnance du 1er avril 2020 était venue assouplir les règles de fonctionnement de ces organes durant le premier confinement,. La plupart de ces mesures ont pris fin le 30 août, deux autres ont pris fin le 30 octobre dernier, à savoir la possibilité de se réunir en visioconférence et la consultation facultative de certaines commissions communales et intercommunales.

La loi du 14 novembre 2020 prolongeant l’état d’urgence jusqu’au 16 février 2021 a remis en vigueur un certain nombre de dispositions relatives à l’organisation des organes délibérants :

• Il est de nouveau possible de se réunir en visio ou audioconférence pour les réunions des organes délibérants, bureaux, commissions permanentes. Pour la première réunion de ce type, le maire ou le président doit faire figurer les modalités techniques sur la convocation.
• La mesure est applicable à compter du 31 octobre 2020 afin de sécuriser juridiquement les délibérations qui auraient pu être prises avant la publication de la loi.
• En revanche, il n’est possible de voter lors de ces réunions à distance que de façon publique soit par appel nominal ou scrutin électronique.

A noter : par application du décret n° 2020-904 du 24 juillet 2020 (décret d’application de la loi Engagement et Proximité), les conseils communautaires ont la possibilité de se réunir par visioconférence depuis le 1er novembre. Durant l’état d’urgence, ces réunions doivent se tenir dans les conditions fixées par la loi du 14 novembre 2020.

• Il est également de nouveau possible d’organiser des réunions « en tout lieu » – y compris en dehors du périmètre de la commune ou de l’EPCI (ex. dans des établissements sportifs couverts ou dans des établissements recevant du public de type L soit des salles d’auditions, de conférence, de spectacle ou à usage multiple…). Seules conditions : le lieu doit respecter le principe de neutralité, offrir les conditions d’accessibilité et de sécurité nécessaires et permettre d’assurer la publicité des séances.
• La décision revient au maire ou au président de l’EPCI qui doit en informer préalablement le préfet.

• Le maire ou le président peut décider de tenir la réunion avec un public limité (nombre maximal fixé à l’avance) voire sans public, ce qui devra être indiqué dans la convocation.  Seule condition : la publicité de la réunion devra être assurée par voie électronique.

A noter : il est possible de retransmettre la séance par tous les moyens de communication possibles : diffusion sur écran extérieur, live Facebook, retransmission audiovisuelle (en direct)…

• Le quorum est de nouveau fixé à un 1/3 des membres (au lieu de la moitié) pendant la durée d’état d’urgence. Les conseillers physiquement présents sont comptabilisés dans le quorum et non les membres représentés.
• Cela concerne : les réunions des organes délibérants de toutes les collectivités locales et des établissements publics qui en relèvent (ex. les syndicats mixtes), mais aussi les bureaux des EPCI à fiscalité propre et les commissions permanentes des conseils départementaux et régionaux.
• En cas de procuration, un conseiller peut à nouveau être porteur de deux pouvoirs, contre un seul dans le droit commun

Focus : fonctionnement du conseil d’administration du Centre Communal d’Action Sociale (CCAS)

• Malgré la période, il est toujours possible de réunir le conseil d’administration du CCAS en présentiel. Un administrateur du CCAS peut en effet se rendre aux réunions du conseil d’administration.

Quel justificatif pour se déplacer durant le confinement dans le cadre de son mandat ?

Si les maires et adjoints disposent d’une carte d’élu, ce n’est pas le cas pour les conseillers municipaux. Afin de continuer à se déplacer dans le cadre du mandat, une convocation écrite doit être transmise par l’administration, comportant le lieu et la date de la réunion. Parallèlement, les élus peuvent se prévaloir de deux motifs sur les attestations de déplacement : une « Convocation judiciaire ou administrative » ou un « déplacement professionnel ne pouvant être différé ».

Ce contenu a été préparé par Philippine Gayraud de l’équipe Tous Politiques ! Il a pour objectif d’apporter des éléments d’informations aux élus mais ne se substitue en aucun cas aux sources officielles nationales ou locales avec lesquelles les élus sont en contact au quotidien. Il a par ailleurs été mis à jour pour la dernière fois le 18 novembre 2020.